Il servizio di Posta Elettronica (E-Mail) è una delle attività più diffuse in Internet.

Esso può essere utilizzato per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni, documenti e comunicazioni in formato elettronico e, a differenza di altri mezzi tradizionali, offre notevoli vantaggi:

• maggiore semplicità ed economicità di trasmissione, inoltro e riproduzione;
• semplicità ed economicità di archiviazione e ricerca;
• facilità di invio multiplo, cioè a più destinatari contemporaneamente, con costi estremamente più bassi di quelli dei mezzi tradizionali;
• velocità ed asincronia della comunicazione, in quanto non richiede la contemporanea presenza degli interlocutori;
• possibilità di consultazione ed uso anche da postazioni diverse da quella del proprio ufficio, anche al di fuori della sede dell'Amministrazione ed in qualunque momento grazie alla persistenza del messaggio nella sua casella di posta elettronica;
• integrabilità con altri strumenti di automazione di ufficio, quali rubrica, agenda, lista di distribuzione ed applicazioni informatiche in genere.

Sono quindi evidenti i motivi per i quali la sua diffusione è stata estremamente rapida e permeata in ogni ambito, lavorativo e non, sia pubblico che privato.

Il servizio di Posta Elettronica offerto da Partout si innesta quindi in tale scenario, offrendo a tutti gli Enti collegati un sistema sicuro, garantito e gratuito, in grado di soddisfare appieno le esigenze dei propri utilizzatori.

Obiettivi e vantaggi

Il servizio si pone come obiettivo primario il dotare potenzialmente ogni dipendente dell’Ente aderente a Partout di una casella personale di Posta Elettronica.

Come obiettivo derivato si ha la possibilità di effettuare, tramite l’adesione a Partout, una normalizzazione dei Domini ad essi afferenti, in modo tale da uniformare ogni ente a quanto previsto esplicitamente dall’Authority competente (NIC).

I vantaggi derivanti dall’uso del servizio di Posta Elettronica offerto dal sistema Partout sono evidenti:

• Disponibilità di un sistema di posta elettronica che garantisca le comunicazioni interne all’Ente, tra Ente e rete RUPAR-VDA e verso Internet
• Continuità del servizio lato server, tramite un sistema centrale ad alta affidabilità
• Sicurezza nell’utilizzo, attraverso protocolli adeguati (SSL) e la protezione dai virus informatici tramite sw costantemente aggiornati e monitorati
• Possibilità di avere accesso alla propria posta anche fuori dal proprio ufficio
• Possibilità di accedere ad un unico indirizzario di tutti gli utenti mail degli Enti Partout connessi
• Possibilità, all’interno del proprio applicativo di posta elettronica, di inviare messaggi verso cellulari SMS
• Possibilità di accedere alla propria posta tramite strumenti di mobile computing
• Possibilità di effettuare una sola volta, per sessione di lavoro, il processo di autenticazione al sistema.
• Assistenza continuativa sul servizio tramite Help Desk dedicato
• Gestione integrata della manutenzione ordinaria e straordinaria delle mailbox (creazione, modifica, dismissione)
• Storicizzazione dei file di posta
• Adeguamento automatico e gratuito a quanto previsto dalle attuali normative vigenti in materia

Destinatari

• Tutti i Comuni della Valle d'Aosta
• Tutte le Comunità Montane della Valle d'Aosta
• Agenzie Regionali

Nell’ambito dell’Ente, il servizio potrà essere fruito da tutti i dipendenti abilitati, indipendentemente dal fatto che siano dotati o meno un personal computer.

Caratteristiche

Per l’erogazione del servizio è indispensabile che l’Ente sia collegato a Partout. In questo caso gli utenti dei vari Enti connessi potranno comunicare tra loro e potranno ricevere e inviare posta tramite Internet.

Il servizio avrà le seguenti principali caratteristiche funzionali:

• Possibilità di creare e gestire una quantità di caselle postali pari al numero dei dipendenti dell’Ente connesso, in aggiunta alle caselle istituzionali previste
• Ripartizione centralizzata su server dello spazio disco a disposizione per la memorizzazione del proprio file di posta: ogni utente standard avrà a disposizione uno spazio pari a 250MB
• Possibilità di inviare e ricevere file allegati di dimensione massima pari a 5MB per messaggio
• Sistema antispamming appositamente configurato per ottimizzare le prestazioni del sistema
• Sistema antivirus ridondato, mediante l’impiego di sistemi antivirus di due diversi produttori su due macchine differenti. In tale modo si minimizzano i rischi di mancato aggiornamento automatico del software e la probabilità di trovarsi indifesi a fronte di virus per i quali un produttore del software non abbia ancora reso disponibile l’antidoto.
• Servizio di accodamento dei messaggi in ingresso, erogato dai fornitori dei servizi Internet. In caso di caduta dei sistemi interni, la posta Internet viene “parcheggiata” sul server del fornitore e recapitata non appena le macchine interne sono riattivate.
• Servizio di reperimento automatico degli indirizzi mail: in pratica è possibile avere on-line una rubrica di tutti gli indirizzi mail appartenenti a tutti agli Enti connessi in Partout. Questa funzionalità è completa in caso di connessione via Web, mentre è parziale in caso di connessione client-server (Outlook).

Più in generale, il servizio ottempera alle normative vigenti in ambito di:

• Storicizzazione dei FILE di posta
• Conservazione dei LOG di sistema
• Protezione dei dati personali

Volendo dare una visione schematica dell’architettura alla base del servizio, essa si può rappresentare mediante il seguente schema:

In caso di compresenza di più mailbox contemporaneamente attive sullo stesso utente (ad esempio la vecchia mailbox g.cesare@tin.it e la nuova mailbox Partout g.cesare@comune.nomecomune.vda.it), è possibile effettuare un re-indirizzamento della posta che giunge sulla vecchia mailbox su quella Partout, mediante opportuna richiesta al precedente provider dei servizi di posta elettronica.

Protocolli

Gli utenti collegati in WAN potranno utilizzare i seguenti protocolli:

• HTTP
• POP3
• SMTP
• NRPC

Gli utenti mobili sul territorio potranno invece sfruttare una connessione Internet per accedere via HTTPS alla WebMail e, in futuro, utilizzare strumenti e protocolli specifici per il mobile computing.

Il protocollo LDAP sarà invece utilizzato, oltre che per la funzione di autenticazione, per la consultazione di appositi indirizzari.

Client

Gli utenti del servizio di posta elettronica Partout potranno utilizzare, in funzione delle loro esigenze o abitudini operative, diversi interfacce di accesso al servizio. Teoricamente qualsiasi software che utilizzi i protocolli menzionati precedentemente potrebbe essere utilizzato, tuttavia, per esigenze di omogeneità e normalizzazione, gli applicativi utilizzabili si riducono a tre gruppi:

• Microsoft Outlook Express via client/server
• Microsoft Outlook via client/server
• Lotus iNotes via browser Internet

Volendo gli utenti potrebbero utilizzare entrambe le modalità di accesso al servizio, tuttavia tale pratica, comportando notevoli inconvenienti dal punto di vista della gestione dei propri file di posta, è decisamente sconsigliata.

Le filosofie alla base dei due diversi approcci (client/server – e quindi Outlook – e Internet – e quindi iNotes) comporta modelli comportamentali differenti da parte del sistema nella gestione della posta. Infatti il protocollo POP3 (alla base dell’approccio client/server) prevede normalmente il download in locale dei messaggi e la conseguente loro eliminazione dal server. Questo ha come primaria conseguenza che gli utenti connessi con MS Outlook non possano utilizzare il servizio di posta da postazioni diverse dalla propria,sia per problemi di configurazione del proprio profilo su differenti PC, sia perché con tale modalità i loro messaggi sarebbero distribuiti su diverse postazioni, in funzione dei momenti temporali nei quali hanno effettuato le connessioni (oltre a provocare un pericoloso mix tra propri messaggi e messaggi di altri utenti).

Viceversa il protocollo NRPC prevede la permanenza dei propri messaggi sul server, ragione per la quale ogni utente avrà la possibilità di accedere alla propria casella di posta elettronica da qualsiasi postazione (anche mobile o esterna all’Ente), semplicemente inserendo la propria login e password.

La tabella successiva sintetizza le peculiarità delle due configurazioni.

Accesso da sistemi Mobile

Il servizio di Posta Elettronica Partout permette di collegare una casella di posta nominativa ad un sistema "mobile" quali Iphone, SmartPhone, BlackBerry.

I protocolli supportati sono:

• BES per sistemi BlackBerry
• IMAP per sistemi Apple Iphone e SmartPhone Android (viene utilizzato il protocollo HTTP con il miglioramento d'interfaccia fornito dal servizio TRAVELER)

Al momento non è supportato il sistema HTC.

Archiviazione della posta

Le dimensioni dei file di posta vengono tenute sotto controllo in maniera automatica mediante due strumenti: uno strumento di controllo delle soglie (che permetta quindi la gestione delle quote di spazio a disposizione di ogni utente) e uno strumento di archiviazione della posta più vecchia. In entrambi i casi i meccanismi di valutazione sono automatici, ed intervengono al superamento di specifiche soglie preimpostate dal sistema: nel primo caso (quota) la soglia è di tipo dimensionale, mentre nel secondo caso (storicizzazione) la soglia è di tipo temporale.

Il sistema di posta elettronica di Partout prevede quindi i seguenti meccanismi di controllo:

• Al raggiungimento della quota di spazio prevista (250MB), la posta viene “parcheggiata” sul server in attesa che il destinatario liberi sufficiente spazio per il suo recepimento
• Dopo 180gg di permanenza nell’archivio on-line, I documenti vengono trasferiti su di un archivio off-line, ove permarranno disponibili per ulteriori 180gg. Trascorso tale periodo, i documenti verranno rimossi e storicizzati su supporti di back-up non direttamente accessibili all’utenza