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CATALOGO SERVIZI

Groupware

Il termine “Groupware” deriva dalla contrazione di "GROUP softWARE". Si riferisce infatti all'insieme di strumenti e metodologie informatiche che rendono possibile, agevolano o valorizzano il lavoro di gruppo. Il World Wide WEB nasce originariamente proprio come strumento di supporto per il groupware in ambito scientifico. Al cuore dei programmi per il lavoro di gruppo si trova normalmente un server di e-mail. Questo, generalmente, è completato da strumenti di condivisione dei documenti, gestione dell'agenda, gestione dei contatti, workflow, videoconferenza, etc.

Questi strumenti sono impiegati per agevolare tutte le attività che normalmente vengono svolte in collaborazione da più persone:

• Attività di Coordinamento
• Attività di Condivisione
• Attività di Decisione
• Attività di Progettazione

nell’ambito di gruppi di individui cooperanti per il raggiungimento di obiettivi comuni. Le tecnologie hanno quindi l’obiettivo di incrementare l’efficacia della cooperazione facilitandone la gestione della complessità

Il servizio di Groupware offerto da Partout si innesta quindi in tale scenario, offrendo a tutti gli Enti collegati un sistema sicuro, garantito e gratuito, in grado di soddisfare appieno le esigenze dei propri utilizzatori.

Obiettivi e vantaggi

Il servizio di Groupware di Partout è costituito da un insieme di soluzioni informatiche che cooperano per raggiungere i seguenti obiettivi di fondo:

• Condivisione e Workflow
  
  • condivisione: rendere disponibile e quindi utilizzabile una risorsa informativa
  • workflow: implementare un flusso di lavoro grazie al quale un’informazione evolve con passaggi successivi.
  Perché possa esistere uno schema generale di Groupware, devono esistere utenti di soluzioni informatiche che ne condividano gli sviluppi in un’ottica di workflow.La sola condivisione delle informazioni non costituisce Groupware.I programmi di contabilità, ad esempio, pur fornendo informazioni condivisibili tra utenti diversi, non costituiscono un esempio di Groupware. L’elemento sostanziale che qualifica quindi le soluzioni di Groupware rispetto a qualsiasi soluzione di condivisione di processo o di informazione è il workflow, ovverosia la partecipazione con ruoli differenti alla composizione di un processo di business.
• Knowledge Management (KM)
  Il KMè di fatto un processo per la definizione e la gestione di alcuni aspetti della conoscenza aziendale. Un ulteriore elemento che caratterizza il Groupware è infatti costituito dall’insieme di soluzioni informatiche che, attraverso l’archiviazione delle informazioni e la loro successiva ricerca e consultazione, permette di costruire un sistema di conoscenza.Chiunque abbia un ruolo riconosciuto ed abilitato alla costruzione di un sistema di conoscenza, può contribuire e ne può trarre vantaggio. Naturalmente anche in questo caso non è sufficiente caricare informazioni in un archivio storico per costruire un sistema di conoscenza, ma se ne devono progettare gli elementi caratterizzanti, le suddivisioni tematiche, le funzionalità tecniche a corredo, i sistemi di svecchiamento, i criteri di eliminazione delle ridondanze e quanto altro utile o necessario per rendere efficiente un sistema di knowledge management.

Qualunque sia la connotazione che si attribuisce al significato di Groupware, non possono d’altra parte essere trascurati gli elementi fondamentali, che ne determinano la sua reale applicazione e di conseguenza l’effettiva fruizione dei vantaggi che ne derivano:

• Alto numero di aderenti
• Partecipazione globale
• Evoluzione dell’informazione, aggiornamento, pulizia
• Sistemi di ricerca evoluti ed efficienti
• Definizione dei ruoli, profilatura

Destinatari

Il servizio è destinato a tutti gli Enti aderenti a Partout. Nell'ambito dell'Ente, il servizio potrà essere fruito da tutti i dipendenti, indipendentemente dal fatto che siano dotati o meno un personal computer. In questo caso il dipendente avrà la possibilità di fruire del servizio mediante accesso al portale Partout, tramite l'utilizzo di un qualsiasi personal computer o di appositi totem all'uopo destinati.

Caratteristiche

Per l'erogazione del servizio è indispensabile che l'Ente sia collegato a Partout. Il servizio d'altra parte è strettamente collegato al servizio di posta elettronica (sistema di messaggistica), di cui ne costituisce un pilastro portante. Il sistema di messaggistica è infatti lo strumento più comunemente utilizzato per la gestione dei workflow.

Indirizzario personale

• Finalità
  Permetterà agli utilizzatori di visualizzare alcune informazioni anagrafiche essenziali sulle persone censite nell’indirizzario.
• Informazioni trattate
  Le informazioni trattate saranno tipicamente anagrafiche.

Ad esempio:

Nome e Cognome, Comune di appartenenza, Ubicazione ufficio, Telefono, Cellulare e Fax, Funzione, Orari di servizio, Eventuale responsabile, Indirizzo di posta elettronica.

Tra le persone censite, ci potranno essere i contatti relativi ad enti locali esterni (ad esempio ASL, Vigili del Fuoco, Ospedali, Fornitori di servizi….)

• Modalità di attivazione e gestione
  L’applicazione verrà predisposta dall’Amministratore del sistema che attribuirà i livelli di accesso ed i ruoli di gestione per i gruppi di utenti che ne avranno accesso.Analogamente la competenza dell’Amministratore sarà anche sulla gestione ed aggiornamento delle informazioni.
• Funzionalità
  Per la ricerca delle informazioni saranno disponibili opportune viste ( con raggruppamento e ordinamento per cognome, per ente, per funzione, etc.) e un motore di ricerca testuale.

Alcune utenze potranno essere associate a più comuni, come nel caso, ad esempio, dei tecnici e dei segretari comunali.Altre utenze potranno essere associate a molteplici funzioni, diverse tra loro.Per garantire la riservatezza, sarà possibile regolamentare l’accesso e la visualizzazione delle schede anagrafiche in base ad una profilatura di utenza.

Agenda condivisa e prenotazione risorse

• Finalità
  Permetterà agli utilizzatori di gestire le riunioni, gli incontri e i seminari periodici; permetterà inoltre di prenotare risorse comuni come sale riunioni, video proiettori, auto, etc. L’applicazione potrà anche essere utilizzata per inserire una lista personale delle cose da fare (To Do).
• Informazioni trattate
  A corredo delle informazioni temporali relative all’evento segnato in agenda, si potranno indicare l’ubicazione e inserire un testo descrittivo complesso e formattato (ad esempio l’ordine del giorno) con eventuali allegati. L’applicazione consentirà all’utente di inserire in agenda anche impegni personali, e di mantenerne riservato il contenuto, in caso di delega in lettura o compilazione ad altre persone.
• Modalità di attivazione e gestione
  L’attivazione consiste in attività di configurazione dei parametri applicativi e coinvolge sia l’Amministratore del sistema, sia gli utilizzatori interessati. Questi ultimi, in particolare, saranno tenuti ad evidenziare gli orari settimanali di disponibilità in modo da “istruire” il motore di schedulazione sugli effettivi orari di lavoro. L’Amministratore di sistema dovrà invece parametrizzare il database di classificazione delle risorse intese come sale riunioni, attrezzature di supporto, gruppi o persone da allertare per particolari funzioni come il catering, il supporto all’allestimento di particolari strutture ecc.
• Funzionalità
  L’applicazione consentirà all’utilizzatore di indire meeting, di spostarne la data o l’ora o l’ubicazione, di gestire la partecipazione degli invitati, di prenotare una sala riunioni o una risorsa e di essere avvisato dell’approssimarsi della scadenza. Gli invitati potranno richiedere uno spostamento della riunione, maggiori informazioni in merito alla riunione, accettare la partecipazione, rifiutarla o delegare un altro utente. Ogni evento di calendario potrà essere ripetuto con periodicità giornaliera, settimanale, mensile o annuale. Ogni utilizzatore potrà decidere di delegare ad altre persone la gestione della propria agenda, stabilendone il grado di accesso (sola lettura, compilazione di eventi, cancellazione, etc.).E’ questo il caso tipico della gestione degli appuntamenti svolta da una segretaria.

Scadenziario degli adempimenti critici istituzionali rupar

• Finalità
  Permetterà agli utilizzatori di sottoscrivere e quindi ricevere gli allarmi per le scadenze relative ad alcune tematiche di interesse generale ed istituzionale.
• Informazioni trattate
  L’applicazione nasce con lo scopo di raccogliere e pubblicare le informazioni sugli adempimenti di natura istituzionale e sulle relative scadenze. Le informazioni saranno suddivise per aree tematiche che costituiranno le categorie di raggruppamento dei documenti. La descrizione dell’adempimento potrà essere costituito da un insieme di documenti tra loro collegati (disposizione normativa, leggi collegate, tipologia, durata dell'adempimento, periodicità degli eventi associati, ...). Potrà anche essere corredata di allegati di generale utilità (ad esempio moduli prestampati per certificazioni, pagamenti, presentazioni di domande, etc.). Tutte le informazioni saranno consultabili dagli tramite un browser Internet.
• Modalità di attivazione e gestione
  L’applicazione verrà predisposta e parametrizzata dall’Amministratore del sistema che ne potrà curare, congiuntamente ai gestori dell’applicazione, la manutenzione.
• Funzionalità
  Tutte le descrizioni saranno inserite e aggiornate solo dai gestori che ne avranno la competenza, e che stabiliranno l’insieme dei servizi di avviso disponibili per ogni adempimento. L’applicazione comprenderà un meccanismo, attivabile all’occorrenza, di autorizzazione delle sottoscrizioni da parte dei gestori. Questo consentirà, ove necessario, di limitare la spedizione degli avvisi solamente ad utenti autorizzati. I sottoscrittori, in base alle proprie esigenze individuali, potranno scegliere le modalità di ricezione degli avvisi e la periodicità, tra quelle messe a disposizione dai gestori dell’adempimento. All’approssimarsi di ciascuna scadenza, il sistema invierà a tutti i sottoscrittori un avviso, che potrà essere ricevuto in posta elettronica, su telefono cellulare tramite SMS, ed eventualmente anche via fax (se disponibile un servizio di fax server). Le informazioni complete sull’adempimento potranno sempre essere consultate dagli utenti tramite browser Internet. A tale scopo, la struttura dell’applicazione comprenderà una vista per la consultazione degli eventi in formato calendario, ed altre viste contenenti l’elenco degli adempimenti organizzati per categoria. La visibilità delle descrizioni degli adempimenti potrà essere controllata e ristretta agli aventi diritto. Un motore di ricerca testuale consentirà di ritrovare tutti i documenti contenenti una determinata parola o frase, anche se inserite in file allegati. In un apposito punto dell’applicazione saranno pubblicate le novità in merito alle descrizioni di nuovi adempimenti critici, ovvero gli adempimenti inseriti negli ultimi n giorni.

Documenti condivisi

• Finalità
  Permetterà agli utilizzatori della rete RUPAR di produrre e condividere documenti di vario tipo, in modo efficiente e sicuro. L’applicazione consentirà agli utenti di svincolarsi dall’uso improprio e altamente inefficiente della posta elettronica o del file system, per gestire la produzione di documentazione che richieda la cooperazione tra più autori. L’adozione di un modello condiviso (share) per la gestione della documentazione di interesse generale, comporta i seguenti vantaggi:
  • Le informazioni sono recuperabili in modo facile e veloce, perché si sa dove trovarle e si possono sfruttare adeguati strumenti di ricerca.
  • Non devono essere richieste al proprietario del file di posta o della cartella di rete, ma sono bensì pubblicate per gli aventi diritto.
  • Gli aggiornamenti effettuati dai manutentori sono immediatamente fruibili per tutti i lettori.
  • Nel caso che un utente abbandoni il sistema, non si generano problemi connessi alla conservazione/cancellazione del suo file di posta.
  • Si evita lo spreco di spazio su disco dei server di posta.
  • Si evita inutile traffico sui server di posta.
• Informazioni trattate
  I documenti potranno essere di varia natura, essere costituiti da un singolo documento o da un insieme di documenti correlati. Ogni documento può essere costituito da semplice testo formattato o contenere allegati complessi prodotti dai più svariati strumenti di produttività individuale(ad esempio fogli elettronici, presentazioni, immagini, file audio e video, etc.)
• Modalità di attivazione e gestione
  L’applicazione potrà essere clonata, da parte dell’Amministratore del sistema,per temi differenti su richiesta di utenti abilitati. In tal senso quindi potranno essere generati più database del tutto identici nella funzionalità ma con tematiche di raccolta differenti. Oltre che mettere ordine nei contenuti, questo permetterà una più agevole gestione della crescita dimensionale e dell’eventuale pulizia/archiviazione dei documenti obsoleti. La gestione dovrà essere garantita sia dall’Amministratore di sistema che ne potrà determinare dei limiti fisici dimensionali, sia dal responsabile tematico dell’applicazione stessa che potrà intervenire con attività di ripulitura e/o archiviazione.
• Funzionalità
  Ogni documento potrà essere salvato in stato di “bozza”, ed essere visibile solamente al suo autore, che poi lo pubblicherà al momento opportuno. L’autore di un documento potrà innescare un processo di revisione che coinvolga le persone da lui autorizzate.La storia evolutiva del documento, sarà assicurata dalla gestione automatica del “versioning”. I documenti, anche nella loro versione definitiva, potranno essere mantenuti visibili solamente ad un gruppo selezionato di persone, oppure a tutti gli utenti dell’applicazione. I documenti potranno essere catalogati e categorizzati in vario modo; me due macro-categorie (Generale – per Ente) saranno sempre presenti. Per la ricerca dei documenti saranno disponibili opportune viste, ed un motore di ricerca testuale, che consentirà di ritrovare tutti i documenti contenenti una determinata parola o frase, anche se inserite in file allegati.

Forum

• Finalità
  L’applicazione permetterà agli utilizzatori di consultare e partecipare a Forum tematici.
• Informazioni trattate
  I forum saranno tematici e consentiranno lo scambio di opinioni e di contributi da parte di tutti i partecipanti. Gli utenti potranno scrivere documenti di testo e inserire allegati di varia natura.
• Modalità di attivazione e gestione
  Ogni esigenza che richieda l’utilizzo di questa applicazione dovrà essere comunicato dal team leader all’Amministratore del sistema corredando la richiesta da alcune informazioni quali il tema del forum, i partecipanti, i ruoli, la durata prevista. L’Amministratore di sistema potrà quindi creare un ambiente di lavoro specifico partendo dai template applicativi generici opportunamente predisposti.
• Funzionalità
  Lo scambio di idee e di informazioni tra i partecipanti al forum avverrà in modalità asincrona. La partecipazione avverrà tramite utilizzo di browser Internet, con cui sarà possibile leggere i documenti già presenti, impostare un nuovo argomento di discussione, oppure rispondere ad argomentazioni già esistenti; il tutto compilando una form di inserimento dati. Il forum tematico potrà essere di due tipi:
  • Aperto
  • Con moderatore
  La sua apertura sarà effettuata dall’amministratore di sistema; la notifica della apertura di un nuovo forum potrebbe essere oggetto di una News. Ogni documento inserito nel forum potrà essere mantenuto privato, e quindi visibile solo all’autore, fino al suo completamento. Ogni partecipante al forum potrà compilare il proprio profilo, in cui inserire alcune informazioni sul proprio conto, che saranno leggibili dagli altri utenti (l’indirizzo di posta, funzione, ente di appartenenza, etc.). Ogni utente potrà effettuare una sottoscrizione, per ricevere in posta elettronica i documenti inseriti nel forum e che soddisfano ad alcune condizioni da lui stesso impostate. L’applicazione sarà strutturata con adeguate viste per la lettura dei documenti, con categorizzazioni per tema, per autore, etc. Un motore di ricerca testuale consentirà di ritrovare tutti i documenti contenenti una determinata parola o frase, anche se inserite in file allegati.

News

• Finalità
  Permetterà agli utilizzatori di sottoscrivere alcune tematiche di interesse generale della rete RUPAR e di ricevere in posta elettronica informazioni relative alle novità sul tema prescelto.
• Informazioni trattate
  Le News saranno documenti di interesse generale, eventualmente contenenti allegati, caratterizzati da una data di validità e categorizzati per aree tematiche.
• Modalità di attivazione e gestione
  L’applicazione verrà predisposta dall’Amministratore del sistema ed alimentata dagli utenti che ne avranno abilitazione.
• Funzionalità
  Per l’inserimento delle news sono previsti dei moduli di compilazione disponibili via browser internet. L’inserimento delle news sarà riservato ad alcune entità autorizzate. E’ comunque previsto che per alcune categorie di news la pubblicazione possa non essere automatica. In questo caso infatti, si attiverà un processo di workflow che condurrà o meno all’autorizzazione alla pubblicazione. Sarà previsto una sezione per consentire agli utenti la sottoscrizione di una o più tematiche e di scegliere se ricevere in posta elettronica l’intera News, oppure un abstract con link al documento (da visionare tramite browser internet). L’utente potrà anche, in qualsiasi momento, annullare le proprie sottoscrizioni. Per ogni news inserita ed autorizzata, il sistema provvederà all’invio, a tutti i sottoscrittori, di un messaggio contenente la News o l’abstract con relativo link . Le news, anche meno recenti, potranno sempre essere consultate dagli utenti tramite browser Internet. A tale scopo, la struttura dell’applicazione prevedrà opportune viste contenenti l’elenco delle news organizzate per categoria, per data, etc. Un motore di ricerca testuale consentirà di ritrovare tutti i documenti contenenti una determinata parola o frase, anche se inserite in file allegati. Alla data di scadenza indicata, ogni News verrà storicizzata e visualizzabile in apposite viste.

Gestore di piccoli progetti

• Finalità
  L’applicazione consentirà di disporre di uno spazio virtuale finalizzato alla gestione di piccoli progetti condivisi tra più persone e/o enti.
• Informazioni trattate.
  Le informazioni trattate saranno quelle utili alla gestione di un progetto: descrizione e struttura delle attività, fasi e scadenze, documentazione allegata.
• Modalità di attivazione e gestione
  L’Amministratore di sistema potrà quindi creare un ambiente di lavoro specifico partendo dai template applicativi generici opportunamente predisposti. Ogni esigenza che richieda l’utilizzo di questa applicazione dovrà essere comunicato dal team leader all’Amministratore del sistema corredando la richiesta da alcune informazioni quali il tema del progetto, i partecipanti e i rispettivi ruoli, la durata prevista.
• Funzionalità
  Il team leader potrà suddividere il progetto in fasi e specificare attività e tempi. Potrà poi indicare i nomi dei partecipanti al progetto, ed assegnare un profilo di autorizzazioni a ciascuno di loro. I membri del progetto avranno a disposizione uno spazio per avviare discussioni, redigere o revisionare documenti, gestire le attività. L’applicazione consentirà quindi di preparare in modo facile e veloce un ambiente virtuale contenente tre moduli integrati tra loro:
  • Documentazione condivisa
  • Forum
  • Scadenziario
  A fronte di un’esigenza progettuale, l’utente dell’applicazione potrà “clonare” un nuovo spazio, contenitore dei moduli descritti.

Manutenzione e assistenza

Il servizio viene attivato secondo due possibili modalità operative: attivazione on-demand oppure secondo un calendario di manutenzione e controllo preordinato. Nel primo caso il canale di comunicazione è attivato direttamente dal primo livello dell'Help Desk, che comunica agli operatori la problematica in atto. Nel secondo caso le attività sono schedulate secondo un calendario predeterminato, che prevedono una serie di azioni standard da effettuarsi a prescindere dalla presenza o meno di problematiche sul sistema.

Le procedure di manutenzione dei database sono molto importanti al fine di mantenere costante il livello di servizio offerto agli utenti, inteso come tempi di accesso, facilità del reperimento delle informazioni, etc. In applicazioni di questo tipo è importante controllare sia la quantità di documentazione prodotta, sia le liste dei sottoscrittori. Le liste di sottoscrittori obsolete sono infatti causa di inutile appesantimento del sistema di posta elettronica. In una apposita sezione di amministrazione dell'applicazione, sarà dunque possibile indicare il periodo per la quale le news storicizzate dovranno essere conservate, prima di essere cancellate definitivamente.

Livelli di servizio

L’esplicitazione dei livelli di servizio rappresenta un aspetto fondamentale dello SLA che lega il committente al fornitore. Di fatto per livello di servizio si intende la misura di un aspetto misurabile di un servizio, che rappresenta quindi il grado di soddisfacimento dei requisiti del committente. A sua volta il grado di soddisfacimento è rappresentato da un valore di riferimento, su di una specifica scala di valutazione, che viene utilizzato appunto per misurare gli scostamenti tra i livelli di servizio misurati durante l’erogazione del servizio con i valori considerati soddisfacenti sulla scala di riferimento fissata. Il committente quindi può esprimere un giudizio sull’andamento del servizio su una base quantitativa ed oggettiva.

Ciascun livello di servizio sarà descritto e valutato specificando i seguenti parametri:

• Misura da rilevare: descrive la tipologia del livello di servizio da rilevare;
• Requisiti: descrive il livello offerto;
• Valore soglia: specifica il valore di mancata fornitura del livello offerto oltre il quale si possono applicare le penali;
• Calcolo: specifica come viene effettuato la misura del livello di servizio offerto;
• Base temporale: specifica la base temporale di applicazione per la possibile applicazione delle penali
• Fonte informativa: specifica la fonte da dove vengono rilevati i dati per il calcolo del livello di servizio offerto.

Il servizio di posta elettronica Partout verrà erogato in base ai seguenti indicatori:

• Livello di servizio 1: DISPONIBILITA’ DEL SERVIZIO DI GROUPWARE

Rappresenta l’indicazione del periodo temporale in cui il servizio è garantito attivo e disponibile all’utenza. Il servizio di Groupware Partout viene garantito attivo 7 giorni su 7 su tutto l’arco temporale della giornata (H24).

 

Livello di servizio 1: DISPONIBILITÀ DEL SERVIZIO DI GROUPWARE
Misura da rilevare	Finestra di disponibilità del servizio
Requisiti	00.00-24.00 7 giorni su 7
Valore soglia	99% di disponibilità
Calcolo	Disponibilità del servizio / Disponibilità secondo i requisiti
Base temporale	Mese
Fonte informativa	Rilevazione diretta

• Livello di servizio 2: DISPONIBILITA’ DEL SERVIZIO DI ASSISTENZA

Rappresenta l’indicazione del periodo temporale in cui il servizio di assistenza è garantito attivo e disponibile all’utenza. Il servizio di assistenza sul servizio di Groupware Partout viene garantito attivo dal lunedì al venerdì, con orario continuato dalle 08.30 alle 17.30.

Livello di servizio 2: DISPONIBILITÀ DEL SERVIZIO DI ASSISTNZA
Misura da rilevare	Finestra di disponibilità del servizio di assistenza
Requisiti	08.30-17.30 dal Lunedì al Venerdì – Giorni feriali
Valore soglia	99% di disponibilità
Calcolo	Disponibilità del servizio / Disponibilità secondo i requisiti
Base temporale	Mese
Fonte informativa	Rilevazione diretta

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